DSGVO bei Events: Was Veranstalter wissen müssen – Praxis-Guide 2026
73% der Event-Veranstalter sind unsicher, wie sie Event-Fotos DSGVO-konform handhaben sollen. Die gute Nachricht: Es ist weniger kompliziert, als viele denken – wenn ihr die Grundregeln kennt.
Dieser Artikel ist kein Jura-Seminar. Er gibt euch konkrete, praxisnahe Antworten auf die wichtigsten Fragen: Wann braucht ihr Einwilligungen? Was gilt bei Social Media? Welche Fehler solltet ihr vermeiden? Und wie setzt ihr das praktisch um – ohne dass eure Gäste sich bei jedem Foto durch Paragraphen kämpfen müssen?
Wichtig: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen oder rechtlichen Unsicherheiten holt euch einen Fachanwalt für Datenschutz. Was hier steht, sind praxiserprobte Empfehlungen – keine Rechtsauskunft.
Warum DSGVO bei Events? Die Basics
Seit Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der gesamten EU. Sie regelt, wie personenbezogene Daten gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Fotos von erkennbaren Personen gelten als personenbezogene Daten – deshalb müsst ihr als Veranstalter bestimmte Regeln beachten.
Die Kernfrage: Darf ich Fotos von Menschen machen und verwenden – oder brauche ich vorher deren Erlaubnis?
Die kurze Antwort: Es kommt darauf an. Auf die Art des Events, auf die Verwendung der Fotos und darauf, ob Personen im Fokus stehen oder nur "Beiwerk" sind.
Was genau regelt die DSGVO bei Fotos?
Die DSGVO gibt euch im Grunde sechs mögliche "Erlaubnis-Gründe" für Fotos (Rechtsgrundlagen):
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – die Person sagt ausdrücklich: "Ja, ihr dürft Fotos machen"
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – ihr habt ein legitimes Interesse (z.B. Event-Dokumentation), das schwerer wiegt als das Interesse der Person am Schutz ihrer Daten
- Vertragliche Notwendigkeit – selten relevant bei Event-Fotos, eher bei Produktfotos
- Öffentliches Interesse – für Behörden oder offizielle Events
- Lebenswichtige Interessen – nicht relevant für Events
- Rechtliche Verpflichtung – ebenfalls nicht relevant hier
Für Event-Fotos sind realistisch nur die ersten beiden wichtig: Einwilligung oder berechtigtes Interesse.
Der goldene Unterschied: Private vs. öffentliche Events
Das ist der wichtigste Punkt, den ihr verstehen müsst:
Private Events (Hochzeit, Geburtstag, private Firmenfeier):
- Geschlossener Kreis, nur geladene Gäste
- Regel: Berechtigtes Interesse kann ausreichen – aber Einwilligung ist sicherer
- Gäste erwarten, dass Fotos gemacht werden
Öffentliche Events (Messe, Konzert, Stadtfest, öffentliche Konferenz):
- Jeder kann teilnehmen, große Menschenmengen
- Regel: Wenn Personen nur "Beiwerk" sind (Publikum im Hintergrund), keine Einwilligung nötig
- Wenn Einzelpersonen im Fokus stehen, braucht ihr Einwilligung
Beispiel Hochzeit: Ihr ladet 80 Gäste ein. Die Gäste wissen, dass Fotos gemacht werden – das gehört zum Event dazu. Rechtlich argumentiert: Ihr habt ein berechtigtes Interesse daran, eure Hochzeit zu dokumentieren, und die Gäste haben durch ihre Teilnahme konkludent (also stillschweigend) zugestimmt.
Aber: Sobald ihr diese Fotos auf Social Media veröffentlichen wollt, braucht ihr die ausdrückliche Einwilligung der erkennbaren Personen. Dazu später mehr.
Beispiel Messe: Ihr fotografiert die Messe-Halle mit Besuchern. Die Besucher sind "Beiwerk" – sie illustrieren die Atmosphäre, stehen aber nicht im Fokus. Das ist erlaubt (§ 23 Abs. 1 Nr. 2 KUG – Kunsturhebergesetz).
Aber: Ihr macht ein Porträt-Foto von einem einzelnen Messebesucher am Stand → Das braucht Einwilligung.
Wann braucht ihr Einwilligungen – und wann nicht?
Kommen wir zum praktischen Teil. Hier ist eine Übersicht:
✅ Keine Einwilligung nötig (in der Regel)
1. Personen sind "Beiwerk"
- Publikum bei einem Konzert oder Vortrag
- Menschenmenge auf einer Messe
- Hintergrund-Personen auf Event-Atmosphäre-Fotos
Wichtig: "Beiwerk" bedeutet: Die Personen sind austauschbar und nicht der Fokus des Fotos. Wenn ihr 20 Leute auf einem Foto habt und niemand besonders hervorsticht, ist das meist okay.
2. Event-Dokumentation für interne Zwecke
- Fotos von eurer Firmen-Weihnachtsfeier für das interne Intranet (nur Mitarbeiter sehen sie)
- Hochzeitsfotos, die ihr privat behaltet (nicht veröffentlicht)
- Team-Event-Fotos im geschlossenen Mitarbeiter-Portal
Faustregel: Solange die Fotos nicht öffentlich gezeigt werden und nur einem definierten, geschlossenen Personenkreis zugänglich sind, ist das Risiko gering.
3. Gruppenfotos mit freiwilliger Teilnahme
- Alle stellen sich für ein Gruppenfoto auf
- Die Personen posieren bewusst
- Die Situation macht klar: "Hier wird ein Foto gemacht"
Rechtliche Einordnung: Wer sich bewusst in ein Gruppenfoto stellt und in die Kamera schaut, hat konkludent eingewilligt. Das ist keine schriftliche Einwilligung, aber ein klares Verhalten, das zeigt: "Ich bin einverstanden."
⚠️ Einwilligung empfohlen oder notwendig
1. Einzelpersonen im Fokus
- Porträt-Fotos von Gästen
- Interviews oder Statements vor der Kamera
- Fotos von Personen, die klar im Mittelpunkt stehen
2. Veröffentlichung auf Social Media oder Website
- Instagram-Posts mit erkennbaren Personen
- Facebook-Event-Galerie
- Fotos auf eurer Firmen-Website ("So war unser Event")
Regel: Sobald Fotos öffentlich zugänglich sind (Internet, Social Media), braucht ihr für erkennbare Personen eine Einwilligung.
3. Kommerzielle Nutzung
- Fotos für Werbung (Flyer, Plakate, Anzeigen)
- Marketing-Material (Broschüren, Präsentationen)
- Fotos, die ihr an Dritte verkauft oder weitergebt
4. Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren
- Bei Kindern unter 16 braucht ihr die Einwilligung der Erziehungsberechtigten
- Das gilt immer – auch bei privaten Events
Praxis-Lösungen für verschiedene Event-Typen
Theorie ist schön, aber wie setzt ihr das konkret um? Hier sind Lösungen für die häufigsten Event-Typen.
🎊 Private Hochzeit (60-120 Gäste)
Situation: Ihr heiratet, habt einen Fotografen und wollt Gäste-Fotos sammeln (z.B. über eine Photowall oder Einwegkameras).
Empfohlene Lösung:
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Hinweis in der Einladung: Schreibt auf die Einladung: "Wir freuen uns auf viele schöne Fotos von unserem Tag! Bitte beachtet: Es wird fotografiert und gefilmt. Wenn ihr nicht auf Fotos erscheinen möchtet, gebt uns bitte Bescheid."
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Hinweisschild am Eingang: Stellt am Eingang der Location ein Schild auf (A3-Format, gut sichtbar): "Heute wird fotografiert! Indem ihr an unserer Feier teilnehmt, stimmt ihr zu, dass Fotos von euch gemacht werden. Die Fotos sind nur für uns und unsere Gäste – nicht für die Öffentlichkeit. Fragen? Sprecht uns an."
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Opt-Out ermöglichen: Gebt Gästen die Möglichkeit, sich abzumelden. Das kann so simpel sein wie: "Sag uns Bescheid, wenn du nicht fotografiert werden möchtest."
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Social Media: Extra Erlaubnis Wenn ihr Hochzeitsfotos auf Instagram posten wollt, fragt vorher die erkennbaren Personen: "Hey, dürfen wir dieses Foto auf Instagram posten?" Das kann per WhatsApp passieren – formlos und unkompliziert.
Rechtliche Basis: Berechtigtes Interesse + konkludente Einwilligung durch Teilnahme. Für Social Media: Ausdrückliche Einwilligung einholen.
Realistische Risiko-Einschätzung: Sehr gering. Hochzeitsgäste werden euch nicht verklagen, weil sie auf einem Foto sind. Solange ihr die Fotos nicht kommerziell nutzt oder gegen den Willen von Personen veröffentlicht, seid ihr auf der sicheren Seite.
🏢 Firmenevent (50-300 Mitarbeiter)
Situation: Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Produktlaunch. Ihr wollt Fotos für interne Kommunikation (Intranet, Newsletter) und eventuell für Social Media (Employer Branding).
Empfohlene Lösung:
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Pre-Event-Info per E-Mail: Verschickt eine Woche vor dem Event eine E-Mail an alle Teilnehmer: "Beim Event werden Fotos und Videos gemacht, die wir für unsere interne Kommunikation und ggf. auf Social Media nutzen. Wenn ihr nicht fotografiert werden möchtet, meldet euch bei [Name/E-Mail]. Alternativ könnt ihr am Event selbst ein 'Keine Fotos bitte'-Sticker tragen (gibt's am Check-in)."
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Opt-Out-Sticker am Check-in: Bietet am Eingang kleine rote Aufkleber an: "Keine Fotos bitte". Wer den trägt, wird vom Fotografen und von der Photowall gemäßigt (Moderation aktivieren).
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Photowall mit Moderation: Nutzt eine Photowall mit Moderations-Funktion. Mitarbeiter, die nicht auf Fotos wollen, könnt ihr vorab notieren – und deren Uploads moderiert ihr vor der Freigabe.
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Social Media: Separate Einwilligung Richtet einen "Social Media Release"-Tisch ein. Mitarbeiter, die einverstanden sind, dass ihre Fotos auf LinkedIn, Instagram etc. gepostet werden, unterschreiben dort kurz. Das kann sogar digital auf einem Tablet passieren.
Rechtliche Basis: Berechtigtes Interesse (interne Kommunikation) + ausdrückliche Einwilligung (Social Media).
Wichtig für Unternehmen: Dokumentiert eure Datenschutz-Maßnahmen. Euer Datenschutzbeauftragter (falls vorhanden) sollte den Prozess kennen und absegnen. Bei größeren Unternehmen (>250 Mitarbeiter) macht ein strukturiertes Einwilligungs-Management Sinn.
Realistische Risiko-Einschätzung: Mittel. Mitarbeiter haben mehr Rechte und sind sensibler, was Fotos angeht. Aber: Mit Transparenz (Info vorher, Opt-Out-Möglichkeit) minimiert ihr das Risiko erheblich.
🎤 Öffentliche Konferenz/Messe (500+ Teilnehmer)
Situation: Große, öffentlich zugängliche Veranstaltung. Ihr wollt Atmosphäre-Fotos machen und später auf eurer Website und Social Media nutzen.
Empfohlene Lösung:
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Hinweis in den AGB/Ticket-Bedingungen: Schreibt in die Teilnahmebedingungen: "Während der Veranstaltung werden Foto- und Videoaufnahmen gemacht, die für Marketing-Zwecke genutzt werden können. Mit dem Kauf eines Tickets erklären Sie sich damit einverstanden. Personen, die nicht fotografiert werden möchten, können sich bei der Anmeldung/am Check-in melden."
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Beschilderung am Eingang: Stellt große, gut sichtbare Schilder auf (z.B. am Eingang, in der Lobby): "Achtung: Auf diesem Event wird fotografiert und gefilmt. Die Aufnahmen werden ggf. auf unserer Website und Social Media veröffentlicht. Indem Sie teilnehmen, erklären Sie sich damit einverstanden."
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Foto-freie Zonen: Richtet Bereiche ein, in denen nicht fotografiert wird (z.B. ein "Quiet Room" oder Networking-Lounge mit "No Photo Zone"-Schildern).
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Pressefotografen mit Kennzeichnung: Wenn professionelle Fotografen unterwegs sind, kennzeichnet sie (z.B. gelbe Weste oder Namensschild mit "Fotograf").
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Moderation bei Publikumsfotos: Wenn ihr eine Event-Photowall habt (Publikum lädt eigene Fotos hoch), aktiviert die Moderations-Funktion. So könnt ihr sicherstellen, dass keine problematischen Fotos veröffentlicht werden.
Rechtliche Basis: Berechtigtes Interesse (Event-Dokumentation) + Hinweis in AGB + Beschilderung. Bei Einzelpersonen im Fokus: Nachträgliche Einwilligung.
Realistische Risiko-Einschätzung: Mittel bis hoch. Bei großen Events steigt das Risiko, dass jemand sich beschwert. Aber: Mit transparenter Kommunikation (Schilder, AGB) habt ihr gute Argumente. Wichtig: Reagiert schnell auf Löschanfragen (siehe unten).
🎈 Kindergeburtstag oder Kinder-Event
Situation: Event mit Kindern unter 16 Jahren. Besondere Vorsicht geboten!
Lösung:
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Einwilligung der Eltern einholen (schriftlich!): Verschickt mit der Einladung ein kurzes Formular: "Darf [Name des Kindes] fotografiert werden? Ja/Nein. Dürfen Fotos intern geteilt werden (geschlossene Gruppe)? Ja/Nein. Dürfen Fotos öffentlich geteilt werden (Social Media)? Ja/Nein."
-
Liste führen: Notiert, welche Kinder fotografiert werden dürfen und welche nicht. Gebt diese Info an den Fotografen oder die Betreuer weiter.
-
Bei Photowall: Keine Kinder-Uploads ohne Erlaubnis: Wenn Kinder selbst Fotos hochladen können (über eine Photowall), aktiviert unbedingt Moderation. Prüft jedes Foto, bevor es live geht.
Rechtliche Basis: Einwilligung der Erziehungsberechtigten (zwingend!).
Realistische Risiko-Einschätzung: Hoch. Eltern sind (zu Recht) sehr sensibel, was Fotos ihrer Kinder angeht. Hier solltet ihr keine Kompromisse machen – immer schriftliche Einwilligung einholen.
Event Photowall & DSGVO: So macht ihr's richtig
Digitale Photowalls (wie unsere) sind beliebt, weil Gäste spontan Fotos hochladen können. Aber: Datenschutz ist hier besonders wichtig.
Warum Photowalls DSGVO-relevant sind:
- Gäste laden Fotos von anderen Personen hoch
- Fotos werden live auf einem Screen gezeigt (öffentliche Darstellung)
- Fotos werden auf Servern gespeichert
Die 5 wichtigsten DSGVO-Features für Photowalls
1. Moderation aktivieren
Die meisten professionellen Photowall-Tools (inkl. Event Photowall) haben eine Moderations-Funktion. Uploads werden erst freigegeben, nachdem ihr sie geprüft habt.
Wann sinnvoll:
- Firmenevents (Kontrolle über Inhalte)
- Öffentliche Events (Vermeidung problematischer Fotos)
- Events mit Kindern (Schutz von Minderjährigen)
Wie es funktioniert: Gäste laden Fotos hoch → Ihr bekommt eine Benachrichtigung → Ihr gebt Fotos frei oder lehnt sie ab → Erst dann erscheinen sie auf dem Screen.
2. Server-Standort Deutschland/EU
Achtet darauf, dass die Photowall auf Servern in Deutschland oder der EU läuft. Viele US-Anbieter speichern Daten in den USA – das ist seit dem Kippen von Privacy Shield komplizierter (Stichwort: Schrems-II-Urteil).
Event Photowall: Läuft auf Hetzner-Servern in Deutschland (Rechenzentrum Falkenstein). Keine Datenweitergabe an Dritte.
3. Keine Weitergabe an Dritte
Prüft die Datenschutzerklärung des Photowall-Anbieters: Werden Fotos oder Daten an Dritte weitergegeben? (z.B. an Tracking-Tools, Werbenetzwerke, Analytics-Dienste?)
Event Photowall: Keine Weitergabe. Fotos gehören euch, wir speichern sie nur temporär und löschen sie nach Event-Ende (oder ihr wählt sofortige Löschung).
4. Automatische Löschung nach Event
Ihr solltet Fotos nicht ewig speichern, wenn ihr sie nicht mehr braucht. Viele Photowall-Tools bieten Auto-Löschung nach X Tagen.
Empfehlung: Löscht Event-Fotos 30-60 Tage nach dem Event (außer ihr braucht sie länger für interne Zwecke oder Marketing – dann vorher Einwilligung einholen).
5. Hinweis für Gäste beim Upload
Zeigt Gästen beim Hochladen einen kurzen Hinweis: "Indem du Fotos hochlädst, bestätigst du, dass du die Rechte an den Bildern hast und dass abgebildete Personen mit der Veröffentlichung einverstanden sind."
Das schiebt die Verantwortung teilweise auf die Uploader – aber Achtung: Ihr seid trotzdem als Veranstalter verantwortlich (siehe nächster Abschnitt).
Social Media & DSGVO: Was ist erlaubt?
Die häufigste Frage: "Darf ich Event-Fotos auf Instagram posten?"
Die Antwort: Nur mit ausdrücklicher Einwilligung der erkennbaren Personen.
Was "erkennbar" bedeutet
Erkennbar = Gesicht ist klar zu sehen
- Porträts: Immer erkennbar
- Gruppenfotos mit 5-10 Personen: Meist erkennbar
- Fotos von hinten/Seite: Kommt drauf an (wenn Freunde die Person erkennen würden → erkennbar)
- Verpixeln/Unkenntlichmachen: Dann nicht mehr erkennbar (aber sieht oft komisch aus)
Nicht erkennbar:
- Große Menschenmenge, wo niemand besonders hervorsticht
- Detail-Aufnahmen (z.B. Hände, die Gläser anstoßen – ohne Gesichter)
- Fotos von hinten, wo niemand eindeutig identifizierbar ist
Praxis-Tipps für Social Media
Option 1: Einwilligung vorab einholen
Am einfachsten: Holt Einwilligungen vor dem Event ein. Beispiel (Firmenevent):
E-Mail an alle Mitarbeiter: "Wir werden beim Event Fotos machen und die besten Bilder auf LinkedIn und Instagram posten. Bist du damit einverstanden, dass Fotos von dir veröffentlicht werden? Bitte antworte mit Ja oder Nein bis zum [Datum]."
Dokumentiert die Antworten (z.B. in einer Excel-Liste).
Option 2: Nachträglich fragen (für einzelne Fotos)
Ihr habt ein tolles Foto und wollt es posten. Schreibt die erkennbaren Personen an (WhatsApp, E-Mail): "Hey [Name], wir haben ein super Foto von dir vom Event – dürfen wir das auf Instagram posten? Hier ist das Bild: [Link/Anhang]. Wenn nein, kein Problem!"
Option 3: "Beiwerk"-Fotos nutzen
Postet nur Fotos, auf denen Personen nicht der Fokus sind. Beispiele:
- Weite Aufnahme der Location mit vielen Leuten (Atmosphäre)
- Detail-Fotos: Deko, Essen, Getränke, DJ-Pult
- Fotos von hinten: Tanzende Menge, aber keine Gesichter
Was NICHT funktioniert:
"Aber alle haben doch mitgemacht – das ist doch konkludente Einwilligung!"
Nein. Die Teilnahme am Event bedeutet nicht automatisch, dass ihr Fotos öffentlich posten dürft. Private/interne Nutzung? Ja. Öffentliche Veröffentlichung auf Social Media? Braucht ausdrückliche Einwilligung.
Häufige Fehler – und wie ihr sie vermeidet
Fehler #1: "Wir holen keine Einwilligungen, weil alle es ja wissen"
Problem: Stillschweigendes Einverständnis reicht bei öffentlicher Veröffentlichung nicht. Sobald Fotos im Internet landen, braucht ihr ausdrückliche Einwilligungen.
Lösung: Macht es euch leicht – schickt eine E-Mail, stellt ein Schild auf, fragt formlos per WhatsApp. Hauptsache, ihr habt ein "Ja" dokumentiert.
Fehler #2: Social Media ohne Erlaubnis
Problem: Ihr postet ein Foto von eurem Event auf Instagram – ohne die Leute zu fragen. Jemand beschwert sich, verlangt Löschung oder droht mit Abmahnung.
Lösung: Entweder vorher fragen oder nur "Beiwerk"-Fotos posten (siehe oben).
Realistisches Risiko: Eine Abmahnung wegen eines Event-Fotos ist selten, aber möglich. Kostet euch 500-2.000€ + Anwaltskosten. Nicht lustig.
Fehler #3: Kinder ohne Eltern-Erlaubnis fotografieren
Problem: Bei einem Kinder-Event werden fröhlich Fotos gemacht und ins WhatsApp-Gruppen-Chat gepostet. Manche Eltern flippen aus – zu Recht.
Lösung: Immer – wirklich immer – vorher die Eltern fragen. Schriftlich.
Fehler #4: Fotos jahrelang speichern ohne Grund
Problem: Ihr speichert Event-Fotos für Jahre auf eurem Server, obwohl ihr sie nicht mehr braucht. DSGVO sagt: Daten nur so lange speichern, wie nötig (Grundsatz der Speicherbegrenzung).
Lösung: Löscht Fotos 30-90 Tage nach dem Event, wenn ihr sie nicht mehr braucht. Oder richtet eine automatische Löschung ein.
Fehler #5: Keine Reaktion auf Löschanfragen
Problem: Jemand schreibt euch: "Löscht bitte das Foto von mir auf eurem Instagram-Post." Ihr ignoriert die Nachricht.
Rechtslage: Die Person hat ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Ihr müsst reagieren – und zwar schnell (innerhalb von 30 Tagen, besser früher).
Lösung: Nehmt Löschanfragen ernst. Antwortet innerhalb von 48 Stunden, löscht das Foto und bestätigt die Löschung.
Rechtssichere Templates (kostenlos)
Hier sind praxistaugliche Vorlagen, die ihr direkt nutzen könnt.
Template 1: Hinweis in der Hochzeitseinladung
Wir freuen uns auf viele schöne Erinnerungen von unserem großen Tag!
Bitte beachtet: Während der Feier werden Fotos und Videos gemacht. Diese sind nur für uns und euch – nicht für die Öffentlichkeit. Wenn ihr nicht fotografiert werden möchtet, gebt uns bitte vorab Bescheid.
Wir haben außerdem eine digitale Photowall eingerichtet. Scannt den QR-Code am Eingang und ladet eure schönsten Momente hoch!Template 2: Datenschutz-Hinweis für Firmenevents (E-Mail)
Betreff: [Eventname] – Info zu Foto-/Videoaufnahmen
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir freuen uns auf unser [Eventname] am [Datum]!
**Hinweis zu Fotos und Videos:**
Während des Events werden Foto- und Videoaufnahmen gemacht. Diese nutzen wir für unsere interne Kommunikation (Intranet, Newsletter) und ggf. auf unseren Social-Media-Kanälen (LinkedIn, Instagram).
Wenn ihr nicht fotografiert werden möchtet, meldet euch bitte bei [Name/E-Mail] oder tragt am Check-in einen "Keine Fotos"-Sticker.
Für Social-Media-Posts holen wir separat eure Zustimmung ein – entweder vorab oder vor der Veröffentlichung.
Fragen? Meldet euch jederzeit!
Viele Grüße,
[Name/Unterschrift]Template 3: Schild am Eingang (A3-Poster)
📸 HINWEIS: FOTOAUFNAHMEN
Auf diesem Event werden Foto- und Videoaufnahmen gemacht.
Die Aufnahmen werden für [interne Dokumentation / Marketing / Social Media] genutzt.
Indem du teilnimmst, erklärst du dich damit einverstanden.
Du möchtest nicht fotografiert werden? Sprich uns am Check-in an!Template 4: Einwilligungserklärung (Kinder-Event)
EINWILLIGUNGSERKLÄRUNG – FOTOAUFNAHMEN
Hiermit willige ich ein, dass mein Kind [Name des Kindes] beim Event [Eventname] am [Datum] fotografiert/gefilmt werden darf.
☐ Ja, mein Kind darf fotografiert werden (für interne Zwecke, z.B. Fotoalbum)
☐ Ja, Fotos dürfen in einer geschlossenen Gruppe geteilt werden (z.B. WhatsApp-Gruppe)
☐ Ja, Fotos dürfen öffentlich geteilt werden (Website, Social Media)
☐ Nein, mein Kind darf nicht fotografiert werden
Ort, Datum: _________________
Unterschrift (Erziehungsberechtigte): _________________Template 5: Datenschutz-Text für Photowall (beim Upload)
Indem du Fotos hochlädst, bestätigst du:
- Du hast die Rechte an den Bildern
- Abgebildete Personen sind mit der Veröffentlichung einverstanden
- Die Fotos verstoßen nicht gegen geltendes Recht
Die Fotos werden auf unseren Servern in Deutschland gespeichert und [30 Tage nach dem Event automatisch gelöscht / nur für interne Zwecke genutzt].Realistische Risiko-Einschätzung (keine Panikmache)
Jetzt mal Klartext: Wie hoch ist das Risiko wirklich, dass ihr Probleme bekommt?
Sehr geringes Risiko:
- Private Hochzeit, interne Nutzung: Praktisch null. Eure Gäste werden euch nicht verklagen.
- Kleine Firmenevents (unter 50 Personen), keine Social-Media-Posts: Sehr unwahrscheinlich, dass jemand klagt.
Mittleres Risiko:
- Firmenevents mit Social-Media-Posts: Jemand könnte sich beschweren oder Löschung verlangen. Kostet euch Zeit und Nerven, aber selten richtig teuer.
- Öffentliche Events ohne klare Hinweise: Wenn jemand sich beschwert und ihr keine Schilder/AGB hattet, steht ihr schlechter da.
Höheres Risiko:
- Kinder-Events ohne Eltern-Erlaubnis: Hier drohen tatsächlich rechtliche Konsequenzen. Eltern haben gute Argumente und nehmen das ernst.
- Kommerzielle Nutzung ohne Einwilligung: Wenn ihr Event-Fotos für Werbung nutzt (Plakate, Anzeigen) ohne Erlaubnis, riskiert ihr Abmahnungen.
Was passiert im Worst Case?
Szenario 1: Löschanfrage Jemand schreibt: "Löscht das Foto von mir." Ihr löscht es. Fertig. Keine Kosten.
Szenario 2: Abmahnung Jemand lässt euch von einem Anwalt abmahnen. Kosten: 500-2.000€ (Anwaltskosten + Schadensersatz). Unangenehm, aber kein Weltuntergang.
Szenario 3: Bußgeld (DSGVO-Verstoß) Theoretisch können Datenschutzbehörden Bußgelder verhängen (bis zu 20 Mio. € oder 4% des Jahresumsatzes). In der Praxis: Das passiert fast nie bei Event-Fotos. Behörden haben Wichtigeres zu tun. Bußgelder gibt es eher bei großen Datenlecks oder systematischen Verstößen.
Realität: Die meisten Probleme lassen sich durch schnelle Reaktion und Löschung lösen. Klagen wegen Event-Fotos sind extrem selten – außer bei krassen Verstößen (z.B. Kinderfotos öffentlich ohne Erlaubnis).
10 praktische Tipps für DSGVO-konforme Events
Zum Abschluss: Eine schnelle Checkliste, die ihr bei jedem Event durchgehen könnt.
1. Kommuniziert transparent
Sagt den Teilnehmern vorher, dass fotografiert wird. E-Mail, Einladung, AGB – nutzt die Kanäle, die ihr habt.
2. Bietet Opt-Out an
Gebt Menschen die Möglichkeit, "Nein" zu sagen. Sticker, Liste, E-Mail – egal wie, Hauptsache es gibt eine Option.
3. Unterscheidet: intern vs. öffentlich
Interne Nutzung (Intranet, geschlossene Gruppe) braucht weniger strenge Einwilligungen als öffentliche Posts (Instagram, Website).
4. Moderation bei Photowalls aktivieren
Wenn Gäste selbst Fotos hochladen können, prüft die Uploads vor Freigabe.
5. Kinder = immer Eltern fragen
Keine Ausnahmen. Immer schriftlich.
6. Server in Deutschland/EU
Achtet darauf, dass eure Photowall oder Cloud auf EU-Servern läuft.
7. Fotos nach Event löschen
Speichert Fotos nicht ewig. 30-90 Tage reichen meist.
8. Reagiert schnell auf Löschanfragen
Wenn jemand sagt "Löscht das Foto", macht es sofort. Keine Diskussionen.
9. Dokumentiert eure Prozesse
Notiert, wie ihr Einwilligungen eingeholt habt (E-Mail, Schild, Formular). Falls es Fragen gibt, könnt ihr nachweisen, dass ihr es richtig gemacht habt.
10. Im Zweifel: Fragt lieber einmal mehr
Wenn ihr unsicher seid, ob ein Foto okay ist – fragt die Person. Kostet 30 Sekunden und verhindert Ärger.
Event Photowall & DSGVO: Warum es funktioniert
Jetzt wird's ehrlich: Unser Tool Event Photowall ist von Grund auf DSGVO-konform designed. Warum das wichtig ist.
Server in Deutschland (Hetzner)
Alle Fotos werden auf Hetzner-Servern in Falkenstein (Deutschland) gespeichert. Keine US-Server, keine Weitergabe an Dritte.
Keine Tracking-Tools oder Werbenetzwerke
Event Photowall nutzt kein Google Analytics, kein Facebook-Pixel, keine Tracking-Cookies. Eure Gäste werden nicht getrackt.
Moderation & Kontrolle
Ihr entscheidet, welche Fotos live gehen. Mit der Moderations-Funktion (im Business-Paket) prüft ihr jeden Upload vor Freigabe.
Automatische Löschung
Ihr könnt einstellen, dass alle Fotos X Tage nach dem Event automatisch gelöscht werden. Oder ihr downloadet sie vorher und löscht sie manuell.
Transparenz für Gäste
Beim Upload sehen Gäste einen Datenschutz-Hinweis. Sie wissen, was mit ihren Fotos passiert.
Kein Vendor Lock-in
Ihr könnt jederzeit alle Fotos als ZIP-Datei herunterladen. Die Fotos gehören euch – nicht uns.
Preis: Business-Paket mit Moderation, Custom-Branding und DSGVO-Features: 149€ (unbegrenzte Uploads, kein Abo).
FAQ: DSGVO bei Events
Brauche ich bei einer privaten Hochzeit Einwilligungen?
Für die Hochzeit selbst (interne Nutzung der Fotos): In der Regel nein, ein Hinweis in der Einladung + Schild am Eingang reicht. Für Social Media Posts: Ja, holt Einwilligung ein.
Was ist, wenn jemand sagt: "Löscht das Foto"?
Löscht es. Sofort. Die Person hat ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Reagiert innerhalb von 48 Stunden.
Muss ich Einwilligungen schriftlich einholen?
Nein, nicht zwingend. Eine E-Mail oder WhatsApp-Nachricht reicht. Wichtig ist nur, dass ihr die Einwilligung nachweisen könnt (Screenshot, gespeicherte E-Mail etc.).
Reicht ein Schild am Eingang als Einwilligung?
Für interne Nutzung (nicht öffentliche Veröffentlichung): Ja, das kann als konkludente Einwilligung gelten. Für Social Media: Besser ausdrücklich fragen.
Was kostet eine Abmahnung wegen Event-Fotos?
500-2.000€ (Anwaltskosten + möglicher Schadensersatz). Passiert aber selten – meist reicht Löschung.
Wie lange darf ich Event-Fotos speichern?
So lange, wie ihr sie braucht. Faustregel: 30-90 Tage nach dem Event reichen. Danach löschen – außer ihr habt einen berechtigten Grund (z.B. Marketing mit Einwilligung).
Gilt DSGVO auch für private Events?
Ja, aber weniger streng. Die DSGVO gilt grundsätzlich auch für Privatpersonen – aber es gibt eine Ausnahme für "rein persönliche oder familiäre Tätigkeiten" (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Solange ihr Hochzeitsfotos privat behaltet, seid ihr safe. Sobald ihr sie öffentlich postet, gilt DSGVO wieder.
Muss ich einen Datenschutzbeauftragten haben?
Nur wenn:
- Ihr ein Unternehmen mit mindestens 20 Personen habt, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten (z.B. Event-Agentur)
- Oder wenn ihr sensible Daten verarbeitet (z.B. Gesundheitsdaten)
Für eine private Hochzeit: Nein.
Was ist mit Livestreams von Events?
Livestreams (z.B. hybrid Events) sind datenschutzrechtlich sensibel, weil sie live ins Internet übertragen werden. Lösung: Hinweis vorher (E-Mail, Schild), nur Bühne/Speaker streamen (nicht Publikum), oder Publikum vorher informieren und Opt-Out anbieten.
Fazit: DSGVO ist machbar – ohne Panik
Die DSGVO bei Events ist kein Hexenwerk. Ja, ihr müsst ein paar Dinge beachten. Aber mit gesundem Menschenverstand, Transparenz und ein paar einfachen Maßnahmen seid ihr auf der sicheren Seite.
Die drei wichtigsten Regeln:
- Kommuniziert transparent: Sagt den Leuten vorher, dass fotografiert wird.
- Respektiert Grenzen: Wenn jemand nicht will, akzeptiert das.
- Löscht proaktiv: Speichert Fotos nicht ewig, wenn ihr sie nicht mehr braucht.
Macht euch nicht verrückt. Die allermeisten Events laufen problemlos – solange ihr ehrlich und respektvoll mit den Daten eurer Gäste umgeht.
DSGVO-konforme Photowall für euer nächstes Event?
Event Photowall läuft auf deutschen Servern, bietet Moderation und automatische Löschung. Business-Paket: 149€ (kein Abo, unbegrenzte Uploads).
Weitere hilfreiche Artikel:
- Photowall Setup: Der komplette Technik-Guide
- Social Wall für Firmenevents: Engagement garantiert
- Live-Photowall für Messen: So begeisterst du Besucher
- Digitales Gästebuch für die Hochzeit: Alle Optionen im Vergleich
Quellen & weiterführende Links:
- DSGVO-Text (offiziell): eur-lex.europa.eu
- Kunsturhebergesetz (KUG): gesetze-im-internet.de
- Bundesbeauftragter für Datenschutz: bfdi.bund.de
- Leitfaden "Fotos und DSGVO" (IHK): ihk.de (Suche nach "Fotografie DSGVO")
Disclaimer: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen oder rechtlichen Unsicherheiten konsultiert bitte einen Fachanwalt für Datenschutz.